Workflow: breng je recruitment proces in de flow

Workflow Recruitment Proces

Dit blog is geschreven door onze stagiair Jørgen Post: Als Business IT & Management student komt er een tijd dat je mag gaan stagelopen. Voor mij was dat eind augustus 2016. Voor mijn stage had Connexys een uitdagende opdracht, namelijk: een zelfstandig onderzoek naar de workflow van de recruitment applicatie van Connexys. In dit blog vertel ik graag over mijn onderzoek naar de workflow van een recruitmentproces. Wat is een workflow en hoe kan de workflow van de toekomst er uitzien?

Wat is een Recruitment Workflow?

Met behulp van een workflow beschrijf je wie wat doet in welk deel van het wervingsproces. Een workflow binnen de recruitment software van Connexys is ontwikkeld zodat jij als recruiter overzicht kunt houden op alle kandidaten met een lopende sollicitatie, zodat je in alle drukte niet focus op het binnenhalen van de perfecte kandidaat verliest. 

Tijdens het proces worden alle contactmomenten die jij met de kandidaat hebt vastgelegd. Bij iedere stap kan je notities toevoegen die je later makkelijk kan terugvinden. Bijvoorbeeld wat je eerste indruk was bij een telefoongesprek. Ook kan je vanuit de workflow een e-mail versturen naar de kandidaat, collega, manager of opdrachtgever. Omdat de workflow per traject en in de loop van tijd kan veranderen, kan je als beheerder van onze software zelf een workflow maken en/of aanpassen.

Hieronder geef ik een voorbeeld hoe een recruitment workflow eruit kan zien.
workflow-def

Regelmatig finetunen

Om het recruitmentproces en kandidaatbeleving zo optimaal mogelijk te maken, is het van belang dat je de workflow periodiek beoordeelt. Past het nog bij de processen? Hoe kan je het verbeteren? Welke stappen zijn overbodig geworden? Wat ontbreekt er nog? Door dit periodiek te doen blijf je het recruitmentproces verbeteren.  

Onderzoek naar de Connexys workflow

Ten eerste was het voor mij van belang om zelf eerst bekend te raken met de software en de workflow. Vandaar dat ik als eerste heb meegekeken met collega’s en de problemen die langskwamen, zowel de uitdagingen voor Connexys als voor haar klanten. Daarna was het tijd om te onderzoeken wat verbeterpunten zouden kunnen zijn in het huidige workflow systeem. Om dat in kaart te kunnen brengen, ben ik bij diverse klanten van Connexys langsgegaan om samen te praten over de ervaringen met Connexys met een focus op de workflow. Jammer genoeg had ik niet de tijd om al onze klanten te bezoeken. Vandaar dat ik mijn collega’s heb gevraagd naar input op basis van hun ervaringen met feedback van de andere klanten.

Met behulp van alle input heb ik een mooi beeld kunnen krijgen van de workflow en hoe deze gebruikt wordt. Dit gaf mij een inzicht in waar de knelpunten zitten.

Bevindingen

Tijdens het onderzoek heb ik diverse conclusies getrokken. Connexys biedt een mogelijkheid om een workflow flexibel te maken naar eigen wens. Dat wordt door klanten zeer gewaardeerd. Dankzij deze mogelijkheden wordt de workflow nu in het algemeen als een van de beter werkende systemen op de markt ervaren. Sommige onderdelen bij het inrichten van een workflow worden als lastig ervaren. Omdat Connexys graag wil innoveren en perfectioneren kwam natuurlijk ook de vraag: Hoe kunnen we de workflow voor u verbeteren?

De eerste stap hierin is om te onderzoeken met welke methode we de workflow in de toekomst kunnen laten werken om aan alle wensen en eisen te voldoen. Door de schermen van de gebruiker visueel te maken zou het voor de gebruiker een stuk gemakkelijker worden om een workflow te maken, te beoordelen of aan te passen.  

Dit vereist een andere techniek. Hierop heb ik mijn verdere onderzoek gericht. Welke techniek is hiervoor het meest geschikt? Hoe programmeren we deze? Wat zijn de uitdagingen? Kortom: hoe gaat het werken achter de schermen? Hierna gaan we onderzoeken hoe deze schermen voor de gebruiker zo prettig en eenvoudig mogelijk aangeboden kunnen worden.

Uitdaging

Voor mijn onderzoek naar de wensen en eisen heb ik ongeveer de helft van mijn stageperiode besteed. De resterende periode heb ik onderzoek gedaan naar eventuele mogelijkheden om een verbeterslag te maken. Connexys stelt hoge eisen aan de functionaliteiten van de workflow. Hierdoor is het vinden van een goede oplossing een grote uitdaging. Een dergelijke oplossing pluk je niet zomaar van de plank, maar moet nog specifiek aangepast worden. Een ding is zeker: aan de voorkant moet het gemakkelijker worden om een workflow in te richten. Dit kan door het scherm meer visueel te maken. Op het huidige scherm wordt veel tekst getoond. Hoe de workflow aan de achterkant gaat werken is nog lastig te bepalen, aangezien er veel eisen worden gesteld aan de mogelijkheden van het systeem. Mijn verwachting is dat Business Process Management tools en Event-Driven Architecture hier een grote rol in zullen spelen. Deze twee methoden bieden namelijk een breed scala aan mogelijkheden die voldoen aan de wensen en eisen van een workflow.

Jouw workflow

Ben je naar aanleiding van dit blog benieuwd of jouw workflow nog optimaal aansluit op jouw recruitmentproces? Of wil je graag tips and tricks krijgen voordat je met de inrichting begint? Neem gerust contact op met onze experts via 010 – 41 33 906. Ben je al klant bij Connexys, neem dan eens een kijkje in de artikelen over workflows in onze community.

Geweldige stage

Inmiddels is mijn stageperiode bijna ten einde. Met goede begeleiding, maar ook in volledige vrijheid kon ik mijn onderzoek inrichten zoals ik het voor ogen had. Connexys stelde veel vertrouwen in mij en gaf mij verantwoordelijkheid gedurende de stage. Zelfs zoveel dat ik zelfstandig klanten mocht benaderen en bezoeken. Na het eerste deel van het onderzoek heb ik ook de mogelijkheid gekregen om internationaal contact te hebben met grote bedrijven. Door deze veelzijdige en uitdagende stageopdracht zijn de maanden voorbijgevlogen. Ik kijk terug naar een leuke, gezellige en vooral leerzame stageperiode. Graag zou ik Connexys en iedereen willen bedanken die mij heeft geholpen in de afgelopen periode!

Ook stagiair worden bij Connexys?

Lijkt het jou (of iemand die je kent) ook interessant om een stage of afstudeeropdracht via Connexys te vervullen? Je bent van harte welkom! Wij continu op zoek naar veelbelovende studenten, met name op het gebied van HBO/WO  (Technische) Informatica of Computer Science. Nieuwsgierig? Maak eens een praatje met Arne van den Ing, onze teamleider Development (010 – 49 80 988). 

Kijk voor meer informatie over werken bij Connexys bij onze vacatures
jorgen-post

Dit blog is geschreven door Jørgen Post,  derdejaarsstudent Business IT & Management aan de Hogeschool Rotterdam. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *